Czy pracownik może odmówić zainstalowania firmowej aplikacji na prywatnym telefonie? Co na to RODO?

Odpowiedź eksperta
Aplikacje firmowe to programy, które organizują pracę w firmie, poprawiają wydajność i zwiększają produktywność każdego z pracowników. Niewątpliwie narzędzie to ułatwia prowadzenie firmy przez porządkowanie procesów w niej zachodzących, w szczególności tych związanych z kontaktem z klientami.

Jednocześnie korzystanie z prywatnych telefonów w firmie staje się coraz popularniejszą praktyką. Z punktu widzenia pracodawców rozwiązanie to jest bardzo korzystne, pozwala bowiem zmniejszyć koszty pracy. Wiąże się jednak z zagrożeniami związanymi z bezpieczeństwem i dlatego musi zostać odpowiednio udokumentowane prawnie.

Kodeks pracy nie zawiera bezpośredniego przepisu dotyczącego obowiązku instalowania aplikacji na prywatnych urządzeniach, ale za to nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dlatego w kwestii telefonów prywatnych należy zadbać o wyraźną zgodę pracownika zarówno na przetwarzanie jego numeru prywatnego do celów służbowych, jak i na korzystanie z aplikacji w celu zabezpieczenia danych, w tym danych służbowych.

Zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi narzędzia do pracy. Zapis ten dotyczy również pracy zdalnej, choć w jej przypadku dozwolone jest również korzystanie z własnego sprzętu na podstawie art. 67 KP.

W wewnętrznej polityce bezpieczeństwa informacji firmy należy określić zasady dotyczące korzystania z urządzeń prywatnych do celów służbowych oraz obowiązek korzystania z narzędzi zabezpieczających. Niemniej jednak pracownicy, którzy wyrazili zgodę na korzystanie z ich prywatnych telefonów, mają prawo ją odwołać, a pracodawca musi to zaakceptować.

Co do przepisów RODO, regulacje w nich zawarte nie zawierają wyraźnych przeciwwskazań dotyczących przetwarzania danych osobowych w prywatnych urządzeniach mobilnych.